Chính sách quyền riêng tư - HMK Staff

Privacy Policy for HMK Staff - Cactus Software Solutions

1. Giới thiệu

Chính sách quyền riêng tư này áp dụng cho ứng dụng di động HMK Staff (ID gói: com.eggstech.hrm.app), được phát hành trên Cửa hàng Google Play và Apple App Store bởi Cactus Software Solutions thay mặt cho Công Ty TNHH Kính Mắt HMK Vietnam - đơn vị sở hữu và vận hành ứng dụng. Đây là chính sách quyền riêng tư chính thức và duy nhất của ứng dụng HMK Staff.

Chính sách quyền riêng tư này mô tả cách HMK Staff thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu của người dùng khi sử dụng ứng dụng.

HMK Staff là ứng dụng hỗ trợ quản lý ca làm việc, chấm công và các nghiệp vụ nhân sự dành cho người dùng được HMK cấp quyền truy cập. Ứng dụng hỗ trợ các chức năng như xem lịch làm việc, đăng ký ca, xin nghỉ phép, đổi ca, chấm công, theo dõi ngày công, xem phiếu lương điện tử, nhận thông báo và cập nhật thông tin liên quan đến công việc.

Bằng việc đăng nhập, truy cập hoặc sử dụng ứng dụng, bạn xác nhận rằng bạn đã đọc và hiểu Chính sách quyền riêng tư này.

2. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho ứng dụng HMK Staff (ID gói: com.eggstech.hrm.app) được Cactus Software Solutions phân phối trên Cửa hàng Google Play và Apple App Store, bao gồm tất cả các phiên bản và bản cập nhật của ứng dụng.

Chính sách này áp dụng cho người dùng có tài khoản hợp lệ do HMK hoặc đơn vị vận hành được ủy quyền cung cấp.

Người dùng có thể bao gồm nhân viên, quản lý, cộng tác viên hoặc các đối tượng khác được cấp quyền truy cập để sử dụng các chức năng liên quan đến quản lý ca làm việc, chấm công và nghiệp vụ nhân sự theo phân quyền.

3. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Trong quá trình sử dụng ứng dụng, HMK có thể thu thập và xử lý các nhóm dữ liệu sau:

3.1. Thông tin tài khoản

• Mã người dùng;
• Tên đăng nhập;
• Vai trò và phân quyền;
• Trạng thái tài khoản;
• Lịch sử đăng nhập và lịch sử sử dụng ứng dụng.

3.2. Thông tin hồ sơ và công việc

• Họ tên;
• Chi nhánh, cửa hàng hoặc địa điểm làm việc;
• Chức danh, cấp bậc hoặc vai trò công việc;
• Kỹ năng hoặc nhóm kỹ năng;
• Thông tin liên hệ và các thông tin liên quan đến công việc nếu được cấu hình trong hệ thống.

3.3. Thông tin lịch làm việc

• Ca làm;
• Ngày, giờ bắt đầu và giờ kết thúc ca;
• Cửa hàng hoặc địa điểm làm việc;
• Trạng thái đăng ký ca;
• Trạng thái phân công ca;
• Thông tin điều động hoặc hỗ trợ cửa hàng khác nếu có.

3.4. Thông tin nghỉ phép và đổi ca

• Loại yêu cầu;
• Thời gian nghỉ hoặc thời gian đổi ca;
• Lý do;
• Trạng thái xử lý;
• Phản hồi hoặc ghi chú của quản lý;
• Tài liệu đính kèm nếu có.

3.5. Thông tin chấm công

• Thời gian check-in và check-out;
• Trạng thái ca làm việc;
• Ngoại lệ chấm công;
• Lý do giải trình;
• Hình ảnh, ghi chú hoặc tài liệu đính kèm nếu có;
• Ticket liên quan đến chấm công, đi trễ, về sớm, thiếu check-in, thiếu check-out hoặc chấm công đột xuất.

3.6. Thông tin vị trí, thiết bị và mạng

Để hỗ trợ xác minh chấm công và phòng ngừa gian lận, ứng dụng có thể xử lý:

• Vị trí GPS của thiết bị;
• Thông tin mạng hoặc điểm truy cập Wi-Fi tại cửa hàng;
• Mã định danh thiết bị;
• Thời gian thao tác;
• Trạng thái quyền truy cập trên thiết bị.

3.7. Thông tin ngày công và lương

Ứng dụng có thể hiển thị hoặc xử lý:

• Tổng giờ công;
• Giờ công cơ bản;
• OT;
• UT;
• Khoản phạt hoặc khoản điều chỉnh nếu có;
• Phiếu lương điện tử nếu chức năng này được bật.

3.8. Thông tin thông báo và log hệ thống

• Nội dung thông báo liên quan đến ca làm, nghỉ phép, đổi ca, chấm công, điều động, khóa sổ công hoặc phiếu lương;
• Trạng thái đã đọc hoặc chưa đọc nếu được hệ thống ghi nhận;
• Log kỹ thuật;
• Log bảo mật;
• Log audit phục vụ vận hành, hỗ trợ, kiểm soát hệ thống và xử lý sự cố.

4. Mục đích sử dụng dữ liệu

Dữ liệu được thu thập và xử lý nhằm các mục đích sau:

• Xác thực người dùng và phân quyền truy cập;
• Quản lý lịch làm việc và đăng ký ca;
• Quản lý nghỉ phép, đổi ca và các yêu cầu liên quan đến công việc;
• Ghi nhận, xác minh và đối soát chấm công;
• Hỗ trợ tính công, khóa sổ công, payroll và phiếu lương;
• Phát hiện, phòng ngừa và xử lý gian lận chấm công;
• Gửi thông báo liên quan đến công việc;
• Hỗ trợ người dùng và xử lý khiếu nại;
• Bảo vệ an toàn hệ thống;
• Kiểm toán, kiểm soát vận hành và tuân thủ quy định của đơn vị sử dụng ứng dụng;
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hiện hành nếu có.

5. Quyền truy cập vị trí

Ứng dụng có thể yêu cầu quyền truy cập vị trí để hỗ trợ xác minh chấm công tại cửa hàng hoặc địa điểm làm việc được phân công.

Dữ liệu vị trí được sử dụng nhằm kiểm tra việc check-in/check-out có phù hợp với địa điểm làm việc hay không. Nếu bạn tắt quyền vị trí, một số chức năng như chấm công có thể không hoạt động đầy đủ.

6. Quyền camera và thư viện ảnh

Ứng dụng có thể yêu cầu quyền camera hoặc thư viện ảnh để người dùng tải lên bằng chứng, hình ảnh, tài liệu xác minh hoặc giấy tờ liên quan đến yêu cầu nghỉ phép, chấm công, giải trình hoặc nghiệp vụ khác.

7. Quyền thông báo

Ứng dụng có thể yêu cầu quyền gửi thông báo để thông báo các nội dung liên quan đến lịch làm việc, đăng ký ca, đổi ca, nghỉ phép, chấm công, điều động, kết quả duyệt yêu cầu, khóa sổ công, phiếu lương hoặc các thông tin vận hành khác.

Bạn có thể tắt quyền thông báo trong cài đặt thiết bị. Tuy nhiên, việc tắt thông báo có thể khiến bạn bỏ lỡ các thông tin quan trọng liên quan đến lịch làm việc hoặc quyền lợi của mình.

8. Face ID, Touch ID và sinh trắc học

Nếu thiết bị hỗ trợ, ứng dụng có thể cho phép sử dụng Face ID, Touch ID, vân tay hoặc mã khóa thiết bị để bảo vệ việc truy cập phiếu lương hoặc các thông tin nhạy cảm.

HMK không lưu trữ mẫu sinh trắc học gốc của bạn. Dữ liệu sinh trắc học được xử lý bởi hệ điều hành hoặc thiết bị của bạn theo cơ chế bảo mật của thiết bị.

9. Chia sẻ dữ liệu

Dữ liệu của bạn có thể được truy cập hoặc xử lý bởi:

• Bộ phận Quản trị của doanh nghiệp;
• Admin hệ thống;
• Quản lý trực tiếp hoặc quản lý được phân quyền;
• Các bộ phận được phân quyền trong HMK cần dữ liệu để xử lý công việc, chấm công, payroll, kiểm toán hoặc hỗ trợ;
• Nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng, kỹ thuật, lưu trữ, bảo mật hoặc vận hành hệ thống được HMK ủy quyền và ràng buộc nghĩa vụ bảo mật;
• Cơ quan nhà nước hoặc bên thứ ba khi HMK có nghĩa vụ cung cấp theo quy định pháp luật hoặc quyết định hợp lệ.

HMK không bán dữ liệu cá nhân của người dùng cho bên thứ ba.

10. Dịch vụ bên thứ ba

HMK có thể sử dụng một số dịch vụ bên thứ ba để vận hành, bảo mật, phân tích, gửi thông báo hoặc xác thực người dùng cho ứng dụng.

Các dịch vụ này có thể bao gồm, tùy theo cấu hình thực tế của ứng dụng:

• Dịch vụ gửi thông báo như Firebase Cloud Messaging;

Các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba chỉ được phép xử lý dữ liệu cần thiết để cung cấp dịch vụ cho HMK và phải tuân thủ các nghĩa vụ bảo mật hoặc chính sách quyền riêng tư tương ứng của họ.

Nếu ứng dụng không sử dụng một dịch vụ cụ thể nêu trên, dịch vụ đó sẽ không phát sinh việc xử lý dữ liệu trong thực tế.

11. Lưu trữ và xử lý dữ liệu ở nhiều quốc gia

Dữ liệu có thể được lưu trữ hoặc xử lý trên các máy chủ đặt tại Việt Nam hoặc các quốc gia khác thông qua các nhà cung cấp dịch vụ hạ tầng được HMK sử dụng.

Trong trường hợp dữ liệu được xử lý ngoài lãnh thổ Việt Nam, HMK sẽ áp dụng các biện pháp hợp lý nhằm bảo vệ dữ liệu theo quy định pháp luật hiện hành và theo chính sách bảo mật của HMK.

12. Lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu được lưu trữ trong thời gian cần thiết để phục vụ mục đích quản lý ca làm việc, chấm công, nhân sự, payroll, đối soát tiền lương, kiểm toán, giải quyết tranh chấp và tuân thủ quy định của đơn vị sử dụng ứng dụng cũng như pháp luật hiện hành.

Một số dữ liệu liên quan đến chấm công, ngày công, phiếu lương, audit log hoặc nghĩa vụ pháp lý có thể cần được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định ngay cả khi tài khoản không còn được sử dụng.

13. Bảo mật dữ liệu

HMK áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý nhằm bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập, sử dụng, thay đổi, tiết lộ hoặc phá hủy trái phép.

Các biện pháp này có thể bao gồm phân quyền truy cập, kiểm soát đăng nhập, ghi nhận log, mã hóa hoặc các biện pháp bảo mật phù hợp khác.

Tuy nhiên, không có hệ thống điện tử nào có thể đảm bảo an toàn tuyệt đối. Người dùng cần phối hợp bảo vệ tài khoản, mật khẩu, thiết bị và thông tin đăng nhập của mình.

14. Quyền của người dùng đối với dữ liệu cá nhân

Người dùng có thể liên hệ HMK để yêu cầu:

• Xem hoặc được cung cấp thông tin liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình;
• Chỉnh sửa, cập nhật hoặc bổ sung thông tin nếu dữ liệu không chính xác hoặc chưa đầy đủ;
• Được hướng dẫn về việc xử lý dữ liệu khi tài khoản không còn được sử dụng;
• Gửi câu hỏi, phản ánh hoặc khiếu nại liên quan đến việc xử lý dữ liệu.

Các yêu cầu sẽ được xem xét và xử lý theo quy định của đơn vị sử dụng ứng dụng và pháp luật hiện hành.

15. Yêu cầu xóa dữ liệu hoặc tài khoản

Người dùng có thể gửi yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân hoặc tài khoản thông qua email hỗ trợ hoặc bộ phận Quản trị của doanh nghiệp/Quản trị hệ thống của HMK.

HMK sẽ xem xét và xử lý yêu cầu theo quy định pháp luật, chính sách của HMK và các nghĩa vụ lưu trữ dữ liệu liên quan đến nhân sự, chấm công, ngày công, payroll, kiểm toán, giải quyết tranh chấp hoặc nghĩa vụ pháp lý khác.

Trong một số trường hợp, HMK có thể không thể xóa ngay hoặc xóa toàn bộ dữ liệu nếu dữ liệu đó cần được lưu trữ để tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền lợi hợp pháp, hoàn tất đối soát tiền lương, xử lý khiếu nại hoặc phục vụ kiểm toán.

16. Dữ liệu của trẻ em

Ứng dụng được cung cấp cho người dùng có tài khoản hợp lệ do HMK hoặc đơn vị vận hành được ủy quyền cung cấp. Ứng dụng không hướng đến việc thu thập dữ liệu từ trẻ em hoặc người dùng không được cấp quyền truy cập.

17. Thay đổi Chính sách quyền riêng tư

HMK có thể cập nhật Chính sách quyền riêng tư này theo từng thời điểm để phù hợp với thay đổi về tính năng, quy trình vận hành, yêu cầu pháp lý hoặc chính sách bảo mật.

Phiên bản mới có hiệu lực kể từ ngày được công bố hoặc ngày hiệu lực ghi trong tài liệu. Việc tiếp tục sử dụng ứng dụng sau khi chính sách được cập nhật đồng nghĩa với việc bạn đã đọc và hiểu phiên bản mới.

18. Liên hệ

Nếu bạn có câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ, yêu cầu xem/chỉnh sửa/xóa dữ liệu hoặc phản ánh vấn đề liên quan đến dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ:

• Ứng dụng: HMK Staff (ID gói: com.eggstech.hrm.app)
• Nhà phát triển / Đơn vị phát hành trên Google Play: Cactus Software Solutions
• Đơn vị sở hữu và vận hành ứng dụng: Công Ty TNHH Kính Mắt HMK Vietnam
• Email hỗ trợ: hang.hn1410@gmail.com
• Địa chỉ: 324D Lý Thường Kiệt, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Bộ phận phụ trách: Quản trị của doanh nghiệp / Quản trị hệ thống HMK